narzędzia do organizacji pracy

Jak organizuję swoją pracę? Jakich narzędzi do tego używam?

Jeżeli chcesz poznać zestaw tips&tricks stosowany przez Pana Zegarka – mnie, to czytaj dalej. Na Waszą prośbę opisałem swoje, wyłącznie najskuteczniejsze strategie usprawniające pracę.

Artykuł podzieliłem na 3 obszary:

#1 Elektronika & aplikacje
#2 Strategie
#3 Ciekawostki i przemyślenia

Na wstępie chcę przestrzec, że cześć stosowanych przez mnie patentów uległa zmianie od czasu powstania tego bloga. Ciągle się uczę i szukam coraz skuteczniejszych metod. Wszystkie opisane we wcześniejszych artykułach patenty przetestowałem w praktyce. Część włożyłem do swojej skrzynki narzędziowej, część wyrzuciłem. Środowisko trzeba sobie porządkować, prawda? OK.

Jak wygląda ten system na 8 sierpnia 2015 r.?

#1 Elektronika i aplikacje

Sunrise

Zacznę od tego, że planuję zadania w oparciu o najpiękniejszy na świecie kalendarz – Sunrise. Posiadam go na wszystkich urządzeniach:

– iPhone 5s
– iPad Air 2
– MacBook Air

Nie wyobrażam sobie bardziej wydajnych sprzętów. Dzięki połączeniu iPada z Mac’kiem korzystam z rozszerzonego ekranu. Na sms’y odpowiadam z klawiatury. Centrum powiadomień pozwala mi być na bieżąco z setkami komunikatów, który płyną z różnych źródeł. Wszystko jest pięknie zsynchronizowane.

Praktycznie nie rozstaję się z tymi urządzeniami, ponieważ każde z nich służy mi do innych zadań. Może kiedyś opiszę kilka produktywnych tipów. Do tego zestawu dołączył jeszcze jeden “ekran”. Tym razem bez jabłka z tyłu. Wspominam o nim pod koniec tego artykułu.

Nozbe – opinia

Zadania w kalendarzu planuję za pomocą polskiej aplikacji (listy zadań to-do) Nozbe. Korzystając z niej rozpisuję także projekty dla całego zespołu pracowników. Jedak doświadczenia w pracy z zespołem pokazują, że to rozwiązanie nie jest wystarczające. Brakuje wykresu Gantta, stopniowego hierarchizowania zadań. Ustala się jedynie ragę standard/priorytet. Dla mnie to za mało. Mimo to nie znam lepszej aplikacji, zawsze jest miejsce do doskonalenia. Co konkretnie robię w Nozbe? Może macie coś skuteczniejszego do obsługiwania dużych projektów w kilkuosobowych zespołach?

Nozbe – funkcjonalności

Nozbe, firma Michała Śliwińskiego, pozwala mi na ustalenie projektów, zadań i subzadań. Każde z nich mogę delegować, ustalać przewidywany czas trwania, okres realizacji, priorytet i metodę wykonania. Wszystko synchronizuje się z kalendarzem Googl’a.

Dodatkowo można zdefiniować, że raz będzie to czynność wykonywana za pośrednictwem komputera, telefonu albo są momenty, kiedy trzeba wykonać CUD (czas unieść dupę:)) i wyjść do ludzi poza klawiaturę. Nie wyobrażam sobie innego rozpoczęcia dnia niż Nozbe i sprawdzenie bieżącej listy zadań.
Podstawowy pakiet jest bezpłatny:

>>> więcej >>> www.nozbe.com

Rescue Time

To taka aplikacja – rachunek sumienia. Raz w tygodniu wysyła mi raport z efektywności pracy. Na podstawie czasu pracy w programach, aktywności na poszczególnych stronach internetowych aplikacja mierzy produktywność w czasie dnia, tygodnia, miesiąca. Mobilizująca jest możliwość ustawiania celów. Na przykład będę pisał codziennie przez 120 minut. Spędzę mniej niż 45 min dziennie w mediach społecznościowych. Każdy ustala swoje cele. Z ich realizacji również zostaniemy rozliczeni. 😉
Moim zdaniem hit. Warto mieć m.in. dlatego, że  jest bezpłatna:

>>> więcej >>> www.rescuetime.com

Pomodoro One

Typowa aplikacja do pracy z przerwami. Normalne jest to, że po około 20 minutach drastycznie spada koncentracja. Program przypomina nam o krótkich przerwach, które wspierają produktywność. Mój system pracy? 25 min pracy/5 min przerwy.

>>> więcej >>> www.rinik.net/pomodoro/

iA Writer

Czyli aplikacja, na której piszę ten tekst. Pozwala robić to, co najważniejsze – pisać. Żadnych zbędnych rozpraszaczy. Szare tło i przyjemna czcionka. Minimalistyczny edytor tekst, bez którego nie wyobrażam sobie pracy z dłuższym tekstem.

>>> więcej >>> www.ia.net

Evernote

Często oglądam materiały wideo i konferencje online. Dłuższe notatki staram się utrzymywać w wersji elektronicznej. W ten sposób łatwiej mi do nich wrócić, wyszukać konkretny fragment. Evernote to po prostu elektroniczny notes. Pozwala na szybkie odnajdywanie treści i jest zsynchronizowany z Nozbe.

>>> więcej >>> www.evernote.pl

Duet

Duet jest programem, który rozszerza ekran. Dzięki temu mogę mieć wgląd na dwa okna jednocześnie. W jednym oknie piszę tekst, w drugim mam jego prospekt. W trakcie tworzenia raportów nie muszę ciągle przerzucać okienek. Wystarczy przeciągać je pomiędzy okienkami. Zwróciłem uwagę, że to zdecydowanie przyspiesza pracę.

>>> więcej >>> www.duetdisplay.com

Spotify

Aktualnie testuję muzykę zwiększającą koncentrację. Ten tekst powstaje przy dźwiękach Concentration Maxium @ Spotify. Czuję, że pracuje się dużo przyjemniej i dzięki temu wydajniej.

Hosting bloga: Progreso

Nigdy nie miałem z nimi problemów. Wszystko na czas, a ekipa zawsze do dyspozycji.
>>> więcej >>> www.progreso.pl

E-mail: Getresponse

Polski system z bardzo wysoką dostarczalnością i wszystkimi funkcjami, których może potrzebować bloger, MSP oraz nawet średniej wielkości sklep internetowy.

>>> więcej >>> www.geresponse.pl

#2 Strategie

Ok, mając to wszystko. Jak pracować?

Podział pracy

Najefektywniejszy czas pracy to dla mnie 25 min. koncentracji na zadaniu i 5 minut przerwy. Wykorzystuję do tego aplikację Pomodoro One. Ta strategia pozwala pracować przez praktycznie dowolnie długi czas. Mam bieżącą informację – kiedy skoncentrować się na pracy, a kiedy rozluźnić myślenie. W przerwach odchodzę od komputera i całkowicie zmieniam pozycję.

Kiedy wstawać?

Przez pewien okres wstawałem o 6 rano i czytałem wartościowe treści. Aktualnie odpuściłem sobie taki poranny rytuał. Śpię do 7:15, a już o 8:00 rozpoczynam pracę od pierwszych maili.

Kiedy kończyć pracę?

Kiedy kończę dzień pracy? Po skończeniu pracy. Nie lubię zostawiać zadań “na jutro”, dlatego bardzo często siedzę przy komputerze do późnych godzin. Takie uroki pracy – pasji.

Jak unikać rozpraszaczy?

Całkowicie eliminować. Jeżeli tylko to możliwe, to wyłączam internet. Telefon komórkowy oddałem koleżance. Zawsze przekazuje mi wszystkie sprawy. Dlaczego? – o tym napiszę w innym wpisie w dziale e-marketing. Zbyt wiele mediów społecznościowych? Spróbuj FB Purity oraz WasteNoTime.

Niekończące się, pikające i wyskakujące zewsząd powiadomienia?

Wszystkie powiadomienia z mediów społecznościowych wyłączyłem. To ja decyduję, kiedy wchodzę do sieci w celach prywatnych. Aplikacje chciałby za nas decydować kiedy mamy pojawić się w sieci. Jedyny sygnał, który wydaje mój telefon towarzyszy wiadomościom tekstowym oraz połączeniom. Wyjątkiem są fazy, w których pracując nad dużym projektem. Wtedy chcę mieć święty spokój i wszystko jest wyciszone.

Skrzynka pocztowa?

Skrzynkę pocztową mam cały czas uruchomioną i odpowiadam na większość wiadomości e-mail praktycznie w 15 min. Wyjątkiem są fazy, w których pracując nad dużym projektem chcę mieć święty spokój. Zasada inbox zero obowiązuje dalej.

Open space?

A pracując w jednym pomieszczeniu z wieloma ludźmi jednocześnie cały czas sobie powtarzam: “nie daj się rozproszyć, nie daj się rozporszczyć, nie daj się rozproszyć”. Testuję pracę w słuchawkach.

#3 Ciekawostki i przemyślenia

Multiplaner

Oprócz sporego zestawu aplikacji korzystam z najciekawszego na polskim rynku kalendarza. Dwudzielnego Multiplanera A4, narzędzia wymyślonego przez genialnego Rafała Mirkowskiego. Mój czerwony kalendarz, to najprzyjemniejszy „zbiór kartek” z jakim przyszło mi kiedykolwiek pracować. Kremowe stronice, możliwość jednoczesnego poglądu na notatki projektowe oraz cały tydzień. Coś jak analogowe rozszerzenie ekranu. Genialna sprawa. Jeżeli ktokolwiek z Was planuje kupić kalendarz na 2016 rok, to bez wahania polecam Multiplaner. Nawet pomimo ceny. Nawet najlepszy laptop będzie gorzej postrzegany niż to cacko w trakcie spotkania. Ludzie tak mają, że większość z nas jest tradycjonalistami. Papier jest czymś naturalnym, znanym od wielu lat, urządzenie zaburza kontakt.

Już kilka razy próbowałem zrezygnować z „papieru”. Ostatecznie się z nim przeprosiłem i nie wyobrażam sobie pracy bez kremowych kartek mojego  multiplanera. Teraz już wiem, że fizyczny kajecik – kalendarz jest po prostu niezastąpiony – nie zastąpi go żaden tablet (a testowałem 5).

To dlaczego wcześniej wznosiłem peany na temat aplikacji Sunrise i Nozbe? Ponieważ organizuję pracę kilkuosobowego zespołu i trudno byłoby mi wszystko rozpisać na kartach, żeby każdy miał do tego dostęp. Korzystam równolegle z kalendarza oraz aplikacji.

Dodam jeszcze jeden argument, który być może przekona Cię do stosowania kartek i długopisów. Przeprowadzono badanie, już nie wiem dokładnie gdzie, ale pewnie w USA. Okazało się, że ludzie najlepiej zapamiętują gdy własnoręcznie, na kartach zapisują wnioski. Najlepsze rezultaty przynosi połączenie niebieskiego atramentów oraz kremowych kartek. Nie jestem w stanie przedstawić Ci przykładu. Spróbuj samemu!

Fazy multi i mono?

Aktualnie jestem na etapie wprowadzania faz multi i mono, które zaproponował Rafał Mirkowski. Faza multi polega na realizacji całej masy drobnych, różnorodnych zadań. To takie przepychanie małych zadanek “w międzyczasie”. Z kolei fraza mono – koncentracja tylko na jednym konkretnym zadaniu. Nic innego się nie liczy.

Doskonalenie systemu zarządzania czasem?

W dalszym ciągu robię spotkania z samym sobą i podsumowuję zrealizowana zadania. Jednak z tygodniówek przeszedłem na miesięczne raportowanie. Tak jest mi wygodniej. Przy raportowaniu wykonanych zadań przeglądam kalendarz, aplikacje Sunrise oraz Nozbe. Sprawdzam również skrzynkę pocztową Outlook’a. Po kilku przesiadkach stwierdziłem, że to jedyna aplikacja, która spełnia moje oczekiwania. Mimo tego, że nie
grzeszy wyglądem i przyjaznym interfacem.

Aktualnie zaczynam testować dużą białą tablicę do zarządzania czasem pracy zespół. Każdy będzie wypisywał swoją zajętość czasową z podziałem na różne projekty.

REGUŁA 2 minut nie działa.

Nie wierzę także, że lepiej oderwać się od aktualnie wykonywanej pracy i w dwie minuty wykonać czynność „w między czasie”. Zwróciłem uwagę, że wtedy traci się koncentrację i powrót do wcześniej wykonywanej pracy jest dużo dłuższy. Właśnie dlatego mam zawsze obok siebie otwarty kalendarz, przygotowany długopis i wolę takie zadanie zapisać na potem – do wykonania w fazie multi.

Przedstawiłem Ci swój, uważam bardzo złożony, system zarządzania czasem. Możesz wybrać z niego przydatne dla siebie elementy lub zadań pytanie w komentarzach. Moim zdaniem każdy ma swoje rozwiązanie i swój system, który będzie dopasowany do niego. Warto przetestować wiele wariantów i zobaczyć, co w praktyce działa najlepiej.

P.S. Pan zegarek, bo na spotkania przychodzę 15 minut wcześniej, zamawiam kawę, buduję przewagę swojego boiska i uruchamiam książkę na e-czytniku Kindle, któremu poświęcę kolejny wpis 🙂

A Ty masz swój system zarządzania czasem?

Sprawdź, na jakim poziomie marketingu jest Twój biznes

  • 5-punktowa checklista pomoże w diagnozie marketingu
  • Merytoryczna inspiracja, gdy "oczekuję czegoś więcej"
  • Wyłącznie najistotniejsze elementy pod sprzedaż

Pobierając materiał wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych od Wojciech Bizub skuteczny e-marketing z siedzibą w Cieszynie, ul. Odległa 76 (Administrator danych). Mogę cofnąć zgodę w każdym czasie. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody. Administrator przetwarza dane zgodnie z Polityką Prywatności. Mam prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego lub przeniesienia danych.

Zostaw komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

AUTOR

znawca biznesu

Wojciech Bizub 

Copywriter. Dzisiaj klienci mówią, że jest pierwszym marketerem, który dostarcza wyników, a nie wymówek. Wyciągając wnioski z przeprowadzonych kampanii oraz światowych wzorców stworzył strategię marketingową WBIZNES. Jego wizytówką są osiągane wyniki oraz opinie klientów: https://www.youtube.com/watch?v=XxQAhF5IDB8. Autor kilku kursów online. Praktyk prowadzący szkolenia w ramach Akademii Ekspertów 2.0 u Pawła Danielewskiego.