Optymalny czas rozmowy wynosi 45 sekund. W tym czasie można załatwić 80% spraw. Osoby, które pracują w środowisku biznesowym i do komunikacji używają telefonów komórkowych, spędzają średnio 2 godziny na rozmowach telefonicznych. Istnieje 5 narzędzi, które pozwolą na efektywne skrócenie tej czynności.
Rozmowa telefoniczna w biznesie nie może mieć znamion pogawędki, do której jesteśmy przyzwyczajeni w kontaktach towarzyskich, powinna kierować się określonymi zasadami pozwalającymi uzyskać uwagę i respekt rozmówcy, z których kilka najważniejszych znajdziesz poniżej:
- Wykonując telefon spisz sobie wszystkie tematy do rozmowy i konkretny, mierzalny cel (poinformuj o nim rozmówcę!), jaki chcesz osiągnąć lub ewentualne ustępstwo, na które możesz sobie pozwolić.
- Zasada 50/50. 50% wykonanych przez Ciebie telefonów nie będzie odebranych. 50% z ludzi, którzy odbiorą te telefony nie będzie miało czasu na rozmowę (nie mam czasu = to nie jest dla mnie teraz istotne). Z kolei 50% wysłucha Cię do końca, ale nie będzie zainteresowanych tym tematem. 50% Twoich rozmówców, którzy wysłuchają Cię do końca będzie wdzięczna, że dzwonisz. Telefony zajmują bardzo dużo czasu, więc dzwoń tylko wtedy, gdy jest to absolutnie konieczne. W pozostałych przypadkach wysyłaj maile.
- Bądź produktywny i kontroluj przebieg rozmowy. Bardzo często osoby odchodzą od głównego wątku rozmowy. Ty nie masz na to czasu. Jeżeli komuś zależy na rozmowie z Tobą na dany temat, to przeproś i umów się na rozmowę w innym terminie.
- Ludzie starają sie być bardzo punktualni w przypadku umówionych spotkań, gdy przychodzi jednak do umówionych rozmów telefonicznych, to bardzo często zdarzają się duże opóźnienia i nie mają z tego powodu żadnego poczucia winy. Zastanawiam się, dlaczego? Przecież jeżeli umawiamy się na telefon na 11, a ktoś dzwoni do nas o 13, to rozkłada nam harmonogram pracy. Szanuj czas swojego rozmówcy i kontaktuj się dokladnie w wyznaczonym czasie.
- Przed zakończeniem rozmowy zrób jej krótkie podsumowanie i ustal dalsze kroki. To usprawni pracę nad Twoją sprawą i przyśpieszy jej realizację.
To według mnie najważniejsze narzędzia, które można wykorzystać, by skrócić czas rozmów telefonicznych. Znasz takie, o których nie napisałem? Napisz o tym w komentarzu poniżej.
Kolejny wpis w najbliższą niedzielę o 19:00.
P.S. Jeżeli tekst jest dla Ciebie wartościowy, proszę, udostępnij go.
Przeczytaj również o drabinie efektywności? Kliknij tutaj >>>>>
Na którym szczeblu jesteś?
