Zarządzanie sobą w czasie dla odważnych. Jak zorganizować pracę, aby odzyskać życie?

Wpis, który widzisz, został opracowany na podstawie mojego podcastu „Skuteczny marketing | Wojciech Bizub”. Jeżeli preferujesz słuchanie, to wystarczy, że klikniesz PLAY poniżej:

jeżeli wolisz czytać, jesteś we właściwym miejscu!

Masz niewiele czasu, ale temat Cię zainteresował? Specjalnie dla Ciebie – wersja skrócona:

Jesteś przedsiębiorcą i zastanawiasz się, co zrobić, aby mieć więcej czasu? Po prostu zrezygnować z części zadań i stworzyć listę „not to do”. Oto punkty, które znalazły się na mojej liście:

  1. Nie przyjmować zaproszeń na spotkania, które tak naprawdę mogłyby się nie odbyć.
  2. Rezygnować z tych aktywności, którymi nie chcesz się zajmować.
  3. Ograniczyć wyjazdy na konferencje. 
  4. Nie poświęcać czasu na odpisywanie na większość maili.
  5. Nie pracować za darmo.

Jeżeli myślisz, że tak się nie da, to czytaj dalej – znajdziesz wskazówki, jak zrezygnować z wykonywania powyższych czynności bez szkody dla firmy i na co warto poświęcić odzyskany czas…

Masz chwilę dla siebie i chcesz ją mądrze spożytkować? Zapoznaj się z dłuższą wersją dla wnikliwych: 

Każdy przedsiębiorca w pewnym momencie czuje, że ma za dużo na głowie – ma zbyt dużo pytań, na które należy odpowiedzieć, zbyt dużo decyzji do podjęcia i zbyt dużo odpowiedzialności za projekt, za wypłaty, za kwestie prawne. A gdy na koniec przychodzi jeszcze księgowa i pyta o 15 faktur, które miałaś/miałeś dodatkowo opisać, to jesteś już w takim momencie, że nawet decyzja o tym, czy podana woda ma być z gazem czy bez, wywołuje frustrację. Twoja firma, która miała być obietnicą fizycznej i emocjonalnej wolności, staje się złotą klatką. 

Co zrobić w takiej sytuacji? Pracować mniej! Ale jak tego dokonać? Oczywiście nie chodzi o to, aby powiedzieć: „Rzucam wszystko! Pocałuj mnie w cztery litery!”, ale o zastosowanie eleganckiej asertywności i zaprzestanie wykonywania czynności, które i tak nie przynoszą istotnych korzyści firmie. Najlepiej przygotować sobie listę rzeczy, którym elegancko i konkretnie będzie się mówiło: „nie”. Taką listę aktywności nazywam „not to do”.

Oto moja lista:

1. Nie przyjmuję zaproszeń na spotkania, które można załatwić e-mailem.
W większości przypadków czasochłonne spotkania można zastąpić wysłaniem jednego maila podsumowującego składającego się z pięciu zdań. Często jest tak, że ktoś chce się spotkać, po to, żeby pogadać i w ten sposób zadbać o relację, ale tak naprawdę wiele tematów można omówić e-mailowo lub telefonicznie, a dzięki temu odpada wiele czasochłonnych czynności takich jak: dojazd, szukanie parkingu czy organizowanie cateringów i hoteli. 

Czasami faktycznie jest tak, że nie wszystko uda się zawrzeć w mailu lub omówić telefonicznie, wtedy idealnym rozwiązaniem jest telekonferencja, podczas której można udostępnić ekran, a także zeskanować i wysłać notatki. No i przede wszystkim można przedyskutować temat, patrząc komuś w oczy, co czasami jest rzeczywiście dosyć ważne i ułatwia komunikację.

2. Rezygnuję z tych aktywności, które wymagają mojej obecności.
Uczestniczę tylko w takich aktywnościach, w których chcę uczestniczyć bądź w których moja obecność jest konieczna, z pozostałych aktywności po prostu rezygnuję, nie podejmuję się ich. Dzięki temu jeszcze bardziej ograniczam czasochłonne czynności, tj. przejazdy czy przeloty.

3. Ograniczam wystąpienia na konferencjach.
Wystąpienia na konferencjach są – przynajmniej dla mnie – gigantycznym czasowym i emocjonalnym wysiłkiem. Wymagają niesamowicie dużo czasu na przygotowanie prezentacji, na odpowiadanie na pytania słuchaczy czy na wspieranie uczestników konferencji w ich rozwoju już po wysłuchaniu prelekcji. Ograniczenie aktywności tego typu oszczędza sporo mojego czasu. 

4. Przekierowuję e-maile oraz telefony.
Rezygnuję ze stanowiska „własnej sekretarki”. Zauważyłem, że praktycznie 80% maili, które otrzymuję na firmowy adres mailowy, nie dotyczy moich osobistych zadań i aktywności. Maile te wymagają przekierowania ich dalej – np. do księgowej, prawnika czy project menagera. W związku z tym aktualnie moja skrzynka pocztowa nie jest obsługiwana przeze mnie, ale przez osobę, która wie, gdzie przekierowywać przychodzące wiadomości. Utworzyłem wewnętrzny adres mailowy, który umożliwia mi kontaktowanie się z zespołem.

5. Nie pracuję za darmo.
Każdy chce dostać coś za darmo, ale tak naprawdę o wartości naszej pracy, naszych kompetencji decyduje to, czy ktoś będzie chciał za nie zapłacić. Co prawda, robię sporo rzeczy, które udostępniam ludziom bezpłatnie, np. w internecie. Postanowiłem jednak, że rezygnuję z bezpłatnego angażowania mojego czasu na czyjąś prośbę. Jeżeli ktoś potrzebuje ode mnie mojego bezpośrednio osobistego zaangażowania, to może je uzyskać, ale w formie konsultacji, które są płatne.

6. Inne tipy efektywnościowe:

  • maila sprawdzam 2-3 razy dziennie
  • do planowania pracy używam genialnego NOZBE
  • wszystkie powiadomienia w telefonie są wyłączone
  • używam Brain.fm na słuchawkach z redukcją hasłasu
  • pracuję na stojącą przy biurku DESKWISE
  • lejek sprzedaży jest w 90% zautomatyzowany
  • w czasie pracy mam zablokowanego Youtuba, Instagrama i inne portale (Cold Turkey)
  • wyłączyłem wyświetlanie postów na facebooku wtyczką Kill News Feed
  • codziennie piję Yerbę na przemian z Kawą
  • na podstawie nagranych materiałów zespół tworzy materiały tekstowe (jak ten wpis blogowy)

Pewnie zastanawiasz się, czym ja właściwie się zajmuję, skoro mam tyle punktów na mojej liście „not to do”. Otóż moja aktywność w niemal 90% dotyczy obszarów, które przynoszą odroczoną wartość w czasie. Jak mówi trener i konsultant biznesowy Adam Grzesik, od którego miałem przyjemność dużo się nauczyć, nie chodzi o to, aby pracować w biznesie, machać tą przysłowiową łopatą, ale aby pracować nad biznesem. Czym zatem zajmuję się konkretnie:

  • piszę strategie rozwoju firm dla klientów,
  • dokręcam śrubki we własnej firmie (szukam obszarów do optymalizacji),
  • projektuję materiały w ramach wystąpień, kursów oraz innych aktywności online,
  • czytam książki i przerabiam masę kursów / podkastów / wpisów blogowych.

A to wszystko po to, by skalować biznes, a w moim przekonaniu polega to na dostarczaniu klientowi usługi o coraz wyższej jakości, a nie na wykonywaniu większej liczby zleceń. Produktów premium nie tworzy się na linii produkcyjnej, a w trakcie czasochłonnej i przemyślanej manufaktury.

Sprawdź, na jakim poziomie marketingu jest Twój biznes

  • 5-punktowa checklista pomoże w diagnozie marketingu
  • Merytoryczna inspiracja, gdy "oczekuję czegoś więcej"
  • Wyłącznie najistotniejsze elementy pod sprzedaż

Pobierając materiał wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych od Wojciech Bizub skuteczny e-marketing z siedzibą w Cieszynie, ul. Odległa 76 (Administrator danych). Mogę cofnąć zgodę w każdym czasie. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody. Administrator przetwarza dane zgodnie z Polityką Prywatności. Mam prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego lub przeniesienia danych.

AUTOR

znawca biznesu

Wojciech Bizub 

Kontraktowy Dyrektor Marketingu w kilkudziesięciu firmach. Właściciel agencji WBIZNES. Wykładowca Akademii Leona Koźmińskiego oraz MBA na ASBiRO. Prelegent największych konferencji biznesowych I <3 Marketing oraz WBEXP z Garym Vaynerchukiem.

Jego klienci mówią, że jest pierwszym marketerem, który dostarcza wyników, a nie wymówek.

Wyciągając wnioski z przeprowadzonych kampanii oraz światowych wzorców, stworzył strategię dynamicznego rozwoju dla firm – WBIZNES.

Twierdzi, że marketing i sprzedaż to prosty schemat, którego każdy może się nauczyć.