praca online

Jak technicznie ustawić swoją pracę, aby osiągnąć 100% efektywności?

Każdy przedsiębiorca zakładał firmę, aby mieć więcej czasu, aby pozbyć się ograniczającego kieratu wyznaczanego przez znienawidzoną ramę 9–17. Rzeczywistość prowadzenia firmy okazała się bardzo bolesna. Rama 9–17 przerodziła się w pracę praktycznie 24/7. W jaki sposób wynagrodzić sobie tę całodobową tyradę? Może warto zwiększyć efektywność swojej pracy? 

W tym artykule pokażę narzędzia, których aktualnie używam do tego, aby z każdej przepracowanej godziny wyciskać dwie.

Uważam, że najwyższą efektywność osiąga się w pracy w biurze, gdzie większość bodźców jest wyłączona. W żadnej restauracji, samolocie, czy nawet taksówce, nie osiągnie się 100% produktywności. 

Możliwość doświadczania, możliwość uatrakcyjniania miejsca pracy niekonicznie przekłada się na poprawę wyników w pracy. Zazwyczaj jest wręcz odwrotnie. Ilość rozpraszaczy w nowym środowisku rośnie lawinowo. Trzeba sobie z nimi umieć poradzić. Im mniej rzeczy na biurku i rozpraszaczy w okolicy, tym łatwiej się skupić. 

 

Czym według mnie jest produktywność?

To umiejętność skupienia się na konkretnym zadaniu, pracy nad nim bez przerywania, co prowadzi do jego najszybszego ukończenia bez rezygnowania z wymaganej jakości.

Ważne pytania, które warto sobie zadać, aby ustawić swoją pracę:

  1. Czego musisz robić więcej, bo to daje Ci najwięcej?
  2. Czego możesz robi mniej, bo nie wszystko jest tak samo warte inwestowania czasu?
  3. Co możesz zmienić w dotychczasowej pracy, bo dotychczasowy model ulegnie znacznej modyfikacji?
  4. Z czego musisz zrezygnować, bo nie dasz radę zrobić własnoręcznie tyle zadań, co wcześniej?

Główne założenia efektywnej pracy:

  • wszystko musi odbywać się elektronicznie
  • wszystko musi być zaplanowane
  • wszystko musi mieć swoje procedury
  • 90% pracy trzeba oddelegować
  • umiejętność odcięcia się od otoczenia jest absolutnie niezbędna

Całkowicie zrezygnowałem z pracy w tradycyjnych notesach

Praca koncepcyjna lubi pióro, kremowe kartki, kawę, ale u mnie taka forma jest bardziej formą nagrody, urozmaicenia niż standardowym trybem działania. A szkoda. Dzisiaj notes to dla mnie skarbnica ciekawych pomysłów, a także ciekawostek i ważnych metafor, sentencji i historii. 

Wspominam o tym drugi raz ponieważ, było to dla mnie duże wyrzeczenie. Finalnie, efektywność wzięła górę nad przyjemnością.

Aplikacje, z których aktualnie korzystam:

Nozbe – to dla mnie podstawowy system zarządzania firmą. Tutaj gramy w ping-ponga zadaniami (delegujemy je sobie wzajemnie) oraz rozwiązujemy praktycznie wszystkie tematy. To również repozytorium dokumentów, a także wszystkiego, co należy zrobić w najbliższym miesiącu.

Brain.fm – muzyka przyszłości. Odpowiednio dobrane częstotliwości dostarczają dźwięków, które stymulują neurony do szybszego przetwarzania informacji, a co za tym idzie, wydajniejszej pracy. Warto przetestować, ponieważ za tą aplikacją stoją solidne badania. Przede wszystkim można skutecznie odciąć się od otoczenia.

Notatki Apple – chcąc przejść na wyższy poziom pracy zdalnej musiałem zrezygnować z tradycyjnego zestawu do robienia notatek. Był problem z ich udostępnieniem, przeszukiwaniem oraz późniejszą edycją. Teraz mam wszystko w jednym miejscu – na wszystkich urządzeniach. Zapisuj wszystko! Pytania, obiekcje, potrzeby klientów. Mądre cytaty, fragmenty książek, zdjęcia wykresów. Pamięć jest bardzo ulotna.

Apple Mail – staram się jak najmniej rozmawiać w sprawach zadaniowych. Telefon to dla mnie bardziej narzędzie podtrzymania relacji, ponieważ koniec końców i tak liczy się to “co jest w mailu podsumowującym”, niż to, co zostało powiedziane. Summa summarum albo coś znajdzie się w mailu, albo na umowie. Mail to taka czarna dziura w komputerze. Uważam, że najprostsza i jednocześnie najskuteczniejsza metoda na inbox zero polega na podziale skrzynki na 3 elementy.

Bear. To genialna, minimalistyczna aplikacja (zen) do pisania. Dosłownie nic w niej nie rozprasza uwagi i można skupić się na pisaniu. Jej największą przewagą nad innymi jest mikropłatność około 3 zł miesięcznie oraz możliwość edycji tekstu w systemie markdown. Genialne uproszczenie, gdy za pomocą zniaczników #, *, b itp, można sformatować cały tekst bez odrywania klawiszy od komputera.

ColdTurkey – blokuje pochłaniacze czasu.

Kill News Feed – blokuje wyświetlanie postów od znajomych oraz reklam na Facebooku.

Pakiet Google Docs. Nie wyobrażam sobie współpracy bez onlinowych narzędzi Google. Fenomenalny system, gdy współpracuje się z kimś przy edycji jednego dokumentu. Można wysłać link i jednocześnie edytować plik. Dzięki temu wszyscy mają ostateczną wersję pliku i nie trzeba sobie przesyłać załączników, dopisywać dat itp. Dodatkowo w tabelaryczny sposób planuję cały miesiąc zadań z klientami którym świadczę pełną obsługę.

Ortograf.pl, nie wiem, jak oni to zrobili, ale ten dodatek pozwala sprawdzić praktycznie każdy błąd interpunkcyjny, fleksyjny, czy stylistyczny. Oczywiście do ortograficznych również zasugeruje poprawki.

Chmura pCLOUD. Dwa główne zadania. Przekazywanie plików oraz sceenów (od 10MB w górę, resztę przesyłam w mailu). Pracując zdalnie koniecznie jest przekazywanie sobie materiały. Zdjęcia, wideo, większe pliki PDF. Wszystko to załatwia pCLOUD. Dodatkowo ciągle jestem pod wrażeniem mechanizmu do sreenshotów. Wystarczy, że coś zaznaczę na ekranie. Nacisnę odpowiednie klawisze i po 3 sekundach mogę wysłać do kogoś link z zaznaczonym przeze mnie fragmentem ekranu. Pojemność 2 TB (2 000 GB) kosztuje tylko 1000 zł – dożywotnio!

Obróbka zdjęć i grafik: Canva, Snapseed, Lightroom. Canva to numer jeden, jeżeli chodzi o przygotowanie ładnych grafik. Szybko i prosto. Do dowolnego zastosowania w mediach społecznościowych, na stronie, czy w mailach.

Snapeed i Lightroom pomagają wydobyć wszystko nawet ze słabych zdjęć. Kilka automatycznych filtrów kolorów, kontrastu i światła, aby ze zwykłą fotografię zamienić w dzieło godne okładki. Z tego miejsca, do publikacji w mediach społecznościowych jest tylko jeden klik.

Aplikacje wymagają wdrożenia w firmie i można śmigać z dowolnego miejsca na ziemi. Oczywiście warunkiem jest dostęp do Internetu.

* Zestawienie zawiera linkowanie do linków partnerskich ww. narzędzi. Chcę zmierzyć, w jakim stopniu interesują Cię moje rekomendacje.

Dodatkowe usprawnienia

  • Skorzystaj z dwóch ekranów. Szczególnie istotne, gdy kopiujesz i przetwarzasz sporo informacji.
  • Umieść górną krawędź ekranu na wysokości linii wzroku. W ten sposób odciążysz odcinek szyjny kręgosłupa. To szczególnie istotne w trakcie długich sesji przed ekranem komputera.
  • Nie oszczędzaj pieniędzy na aplikacjach, które oszczędzają Twój czas. Pieniądze odrobisz, czasu nie odzyskasz.
  • Zamiast przetrzymywać dokumenty w segregatorów skanuj wszystko używając aplikacji np. Scanable lub Scanbot Scanner App.
  • Zainwestuj w najszybszy internet, jaki tylko możesz mieć w swojej lokalizacji. Różnice w abonamentach są na tyle niewielkie, więc zainwestowane pieniądze zwrócą się po pierwszej godzinie efektywnej pracy.
  • Korzystaj z wiedzy innych osób. Ktoś 5 lat dochodził do wniosków, które zebrał w 5 minutowym artykule / wideo / nagraniu mp3.

Nie masz czasu wdrażać takich zmian? To mam kilka wskazówek:

  1. Zacznij zapisywać wszystkie rzeczy, które masz do zrobienia na liście to-do. Możesz zacząć od kartki papieru, natomiast idealnie, aby od razu była to aplikacja np. Nozbe.
  2. Sprzedaj / oddaj telewizor.
  3. Przestań oglądać seriale.
  4. Zacznij uprawiać sport. Wysiłek restartuje umysł i układa myśli.

Dalej twierdzisz, że nic się nie zmieniło i nie ma czasu? To tylko oznacza, że może warto zastanowić się nad priorytetami, a może nad… sensownością prowadzonych dotychczas działań. Potem może się okazać, że ciśniesz, pracujesz, karczujesz las zadań, ale niestety “to nie ten las, który powinien być wykarczowany”.

Drogi czytelniku, do zastanowienia, do przeczytania – zostawiam Cię z tym!

Sprawdź, na jakim poziomie marketingu jest Twój biznes

  • 5-punktowa checklista pomoże w diagnozie marketingu
  • Merytoryczna inspiracja, gdy "oczekuję czegoś więcej"
  • Wyłącznie najistotniejsze elementy pod sprzedaż

Pobierając materiał wyrażam zgodę na otrzymywanie informacji handlowych od Wojciech Bizub skuteczny e-marketing z siedzibą w Cieszynie, ul. Odległa 76 (Administrator danych). Mogę cofnąć zgodę w każdym czasie. Dane będą przetwarzane do czasu cofnięcia zgody. Administrator przetwarza dane zgodnie z Polityką Prywatności. Mam prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, prawo sprzeciwu, prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego lub przeniesienia danych.

Komentarze

Zostaw komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

AUTOR

znawca biznesu

Wojciech Bizub 

Copywriter. Dzisiaj klienci mówią, że jest pierwszym marketerem, który dostarcza wyników, a nie wymówek. Wyciągając wnioski z przeprowadzonych kampanii oraz światowych wzorców stworzył strategię marketingową WBIZNES. Jego wizytówką są osiągane wyniki oraz opinie klientów: https://www.youtube.com/watch?v=XxQAhF5IDB8. Autor kilku kursów online. Praktyk prowadzący szkolenia w ramach Akademii Ekspertów 2.0 u Pawła Danielewskiego.