Efektywna praca przedsiębiorcy – co robić, aby nie marnować czasu, którego i tak mamy za mało

Krótki, ale za to konkretny artykuł o efektywnej pracy napisany od przedsiębiorcy (kilkunastoosobowa firma) dla przedsiębiorców, a przede wszystkim pracodawców. Moje doświadczenia, jak pracować mądrzej, a nie ciężej. Esencja zebrana w punktach, która podniesie zarówno Twoją efektywność, jak i jakość pracy.

Jak pracować efektywniej, aby mieć więcej czasu na konkretne zadania?

1. Wybierz dzień w ciągu tygodnia, w którym przyjdziesz do pracy przed pracownikami. Będzie to najlepiej wykorzystany czas w ciągu dnia. Myśl wtedy nad firmą – co w niej poprawić. Najlepiej wyłącz w tym czasie telefon, skrzynkę e-mail i social media, aby niepotrzebnie się nie rozpraszać. To ma być czas dla Ciebie i Twojego biznesu.
2. Wyznacz sobie 2-3 bloki czasowe dziennie (blokada czasu), w których odpisujesz na maile, ale nie każ nikomu czekać dłużej niż 24 godziny.
3. Do zarządzania zadaniami i delegowania wybierz jakikolwiek program. Aktualnie korzystam z ClickUp. Elektroniczne przypomnienia o zadaniu oraz lista zadań do zrobienia na dzisiaj są niezastąpione! Niesamowicie zwiększają zarówno Twoją efektywność, jak i pracowników. A co najlepsze pozwalają minimalizować ilość niedomówień, ponieważ w aplikacji wszystko jest napisane czarno na białym.
4. Sprzedaj / oddaj telewizor. Odzyskasz do 2 godz. każdego dnia. A jak to nie pomoże, to wyłącz subskrypcję wszystkich platform typu Netflix, czy HBO GO.
5. Zacznij uprawiać jakikolwiek sport, wystarczy 30 min. dziennie. Wysiłek fizyczny genialnie układa myśli i wspomaga procesy kreatywne.
6. Efektywna praca zaczyna się od blokady mediów społecznościowych: Cold Turkey, Distraction Free.
7. Kup sobie timer do gotowania jajek itp. Ustaw go na 25 min. i pracuj w pełnej koncentracji przez ten czas. Potem zrób 5 min. przerwy i ustaw kolejny cykl pracy. Długie przerwy mogą skutecznie odciągnąć Cię od pracy. Zagraj w grę, w której nie dasz innym rozproszyć swojej uwagi.
8. Zawsze miej przy sobie notatnik i koniecznie zapisuj swoje pomysły. Pamięć jest ulotna, a genialne myśli mogą pojawić się praktycznie w każdej chwili. Szczególnie warto mieć notes na szafce nocnej oraz w okolicach prysznica. Trust me!
9. Summa suma rum. Nie ma czegoś takiego jak motywacja. Rezerwujesz czas w kalendarzu, siadasz i robisz. Wiem, nie zawsze będzie przyjemnie, nie zawsze będziesz mieć tzw. wenę do działa, ale wiesz, że jeśli było zaplanowane, to trzeba zrobić.
10. Wielozadaniowość i nadmiar zadań zabijają zarówno pracownika, jak i „pracodawcę”. Nie da się cały czas pracować więcej i więcej. Higiena pracy to nieodłączny element rozwoju zarówno pracownika, jak i całej firmy.
11. Czas pracy nie jest z gumy, dlatego mierz siły na zamiary. Umówmy się… zazwyczaj przeceniasz swoje możliwości. Nie każde zadanie da się wykonać w planowo najkrótszym czasie. Idealnym przykładem jest odpalenie kampanii reklamowej na Facebooku. Niby kilka kliknięć, a wystarczy, że system wypluje niespodziewany błąd, konieczny będzie kontakt z supportem Facebooka, a na sam koniec i tak okaże się, że sprawa jest przekazana do działu technicznego, a Tobie pozostaje… czekać. 😉
12. Produktywność nie polega na tym, że robisz wiele zadań. Efektywni ludzi wiedzą, kiedy powiedzieć NIE.
13. Posprzątaj swoje miejsce pracy. Kreatywność ginie w bałaganie.
14. Siedzenie to nowe palenie. Postaw na biurka do pracy na stojąco np. Deskwise.

Jak współpracować ze współpracownikami? Postaw na efektywną pracę.

1. Do każdego zadania wyznaczaj termin i czas realizacji. Potęga pytania „kiedy?” jest ogromna.
2. Planuj zadania z wyprzedzeniem, aby uniknąć podrzucania pracy na ostatnią chwilę.
3. Każdy dzień/ miesiąc/ rozpoczynaj z konkretnym celem. Każdy pracownik również powinien wiedzieć, jaki jest jego wkład i jaki będzie efekt finalny. Warto podzielić się z nim TWOJĄ definicją słów „efektywna praca„.
4. Stwórz tzw. arkusz doskonalenia. W WBIZNES od kilku miesięcy działa on z powodzeniem. Na czym polega? Za każdym razem, gdy któryś ze specjalistów wyłapie błąd w naszym działaniu, wpisuje go do pliku w arkuszach Google: opisuje zaistniałą sytuację, jej skutek, proponowane rozwiązanie i nazwisko osoby odpowiedzialnej za wdrożenie zmian / dopilnowanie, by kolejny raz ten sam błąd się nie pojawił.
5. Skorzystaj z wirtualnych asystentów. Osobiście polecam firmę Brella.pl. Oszczędzają naprawdę masę czasu, wykonując genialną robotę w zakresie: badania rynku, organizacji pracy, korekty tekstów, tłumaczenia materiałów, ogarniania telefonów i podrzucania inspiracji.
6. Nie oddawaj władzy w ręce emocji. Zanim podejmiesz jakąkolwiek decyzję, poczekaj 24 godz. Emocje są złym doradcą. Jeżeli dalej chcesz tego, to idź w tę stronę.
7. Aplikacje informatyczne czasami zawodzą, dlatego w biurze zainstaluj „tablicę awaryjną”, aby nigdy nie stracić z oczu celu lub projektów, nad którymi aktualnie pracujesz. Ten wniosek dodał Michał Seweryn Łaszkiewicz. Dziękuję!
8. W trakcie rozmowy zawsze zbieraj konkrety, które możesz ubrać w ramę: Co zrobimy?/ Jak zrobimy?/ Do kiedy zrobimy?/ Za ile zrobimy? Podstawy, ale w natłoku obowiązków często się o tym zapomina.
9. Zuza Łabno dorzuciła: Regularne spotkania z zespołem i pytanie: co możemy poprawić, żeby lepiej się nam pracowało? Im wyższy poziom interakcji, tym lepiej dla wyniku spotkania. Formy komunikacji od najsłabszej do najlepszej: Messenger, SMS < Telefon < Skype (telefokonferencja) < Osobista rozmowa.

Jak uczyć się nowych rzeczy bez angażowania (dużej ilości) czasu?

1. W aucie słuchaj podcastów i audiobooków zamiast muzyki. Szczególnie polecam Ci Małą Wielką Firmę. To skarbnica inspiracji sprzedażowych, marketingowych, biznesowych. Bez sprzedaży i autoreklamy.
2. Oprócz podcastów bardzo chętnie słucham krótkich i merytorycznych audiobooków Coraz Lepszej Firmy.
3. Spotkania networkingowe w okolicy nie powinny odbywać się bez Twojej obecności. Internet internetem, ale kogo poznasz osobiście, tego poznasz osobiście.
4. Szkolenia nie są ani fanaberią, ani przepalaniem pieniędzy. Organizacje tracą ogromną ilość czasu na powolne wykonywanie zadań. Warto nauczyć się Excela, a także automatyzacji, ponieważ coraz mniej klientów chce płacić za bierne „klepanie”.
5. Wyznacz sobie 30 min., aby każdego dnia przeczytać, chociaż kilka stron biznesowej literatury lub wartościowych blogów.

Jak odnaleźć się w social mediach, aby mieć więcej czasu wolnego?

Ten akapit może wydawać się odrobinę dziwny, ale im szybciej wdrożysz te rzeczy do swojego codziennego rytuału, tym lepiej dla Ciebie.

1. Każdego dnia fotograficznie dokumentuj przynajmniej jeden szczęśliwy moment. Każdy podobno ma co najmniej jeden dziennie.
2. Zapisuj konkretne pytania i nietypowe obiekcje klientów. Trzymaj je w jednym miejscu, a później wykorzystuj w rozmowach, ofertach i content marketingu.
3. Rób zdjęcia tego, co robisz.
4. Każdego dnia dokumentuj fotograficznie lub na wideo swoją pracę. To co dla Ciebie wydaje się nudne, bo robisz to każdego dnia od 5 lat, dla Twoich fanów w social media będzie bardzo ciekawe. Konkretnie chodzi o pokazanie swojej pracy od zaplecza.
5. Social media to społeczność. Społeczność to ludzie, a nie firmowe logotypy. Dodatkowo, dzisiaj największą robotę w mediach robią materiały wideo, a każdy praktycznie telefon komórkowy pozwala nagrywać wysokiej jakości materiały. Wystarczy tylko dobre światło (aby to osiągnąć możesz nagrywać stojąc przodem do okna) i chęci. Żeby dobrze wypaść przed obiektywem, warto nauczyć się wystąpień publicznych, a te można szlifować… nagrywając i występując. 😉
6. Naucz się robić sobie selfie. Co byśmy nie wymyślili, takie zdjęcia osiągają najlepsze wyniki w social mediach. Budują zasięg (dużo polubień), sympatię („wygląda jak mój znajomy”), zaufanie („za tą firmą stoi żywy człowiek”). Więcej na temat robienia sobie dobrych zdjęć napisałem w tym artykule: Przeczytaj artykuł
7. Swoją pozycję i markę osobistą budujesz tym, co robisz, a nie tym, o czym mówisz.

Jak zaczynać dzień w miejscu pracy?

Każdego dnia zadawaj sobie dobre pytanie na dzień dobry: Co muszę poprawić dzisiaj, żeby jutro zarabiać więcej?

Efektywność pracy – o co tak naprawę chodzi

Lepsza organizacja pracy to przede wszystkim wyznaczanie priorytetów, aby więcej czasu przeznaczyć na zadania, które raz wykonane będą przynosiły rezultaty cały czas niż na „przerzucanie piasku”. Dla równowagi pamiętaj również o planowaniu odpoczynku. Jak mocno przegniesz z ilością pracy, to potem w drugą stronę odegnij wajchę z odpoczynkiem.

Aha! Z całej listy warto wybrać sobie jedną rzecz do zastosowania. Wdrażając wszystko na raz… będzie bardzo trudno…

Pomogłem? Chcesz więcej takich konkretów, ale tym razem marketingowych? Zapraszam do zapoznania się z moją książką #OdczarujMarketing.