„Mam na biurku twórczy nieład” to tylko wymówka ludzi leniwych. Trzeba rozróżnić kreatywnie zagospodarowaną przestrzeń od bałaganu. Porządek i ład na biurku jest oznaką czystego umysłu. Każda niepotrzebna rzecz, to pretekst do utraty koncentracji w trakcie pracy. Jak więc bezboleśnie utrzymać najwyższy poziom koncentracji podczas pracy? Rozwiązanie wskazał Japończyk Taichii Ohno w autorskim systemie Toyota Production System. Podjąłem próbę przełożenia zasad obowiązujących na linii produkcyjnej, tak by można było je wykorzystać w warunkach biurowych – 5s w biurze. Za moment poznasz zasady kaizen w biurze.
1. Sortuj
Wszystko podlega selekcji. Ludziom nie łatwo rozstać się z przedmiotami, które mają od dawna, nawet, jeżeli z nich już nie korzystają. Rozwiązanie? Jeżeli nie używasz czegoś przez 30 dni, to bezwzględnie powinno się to znaleźć poza Twoim miejscem pracy. Pod ręką powinny znajdować się wyłącznie przedmioty potrzebne do wykonywania codziennych czynności. Czy potrzebujesz 16 długopisów, które dostałeś od swoich ulubionych klientów? A może wystarczy tylko 1? Na każdym stanowisku potrzebny jest odrobinę inny zestaw narzędzi.
USUŃ WSZELKIE ZBĘDNE PRZEDMIOTY I WSZYSTKIE ROZPRASZACZE!
2. Systematyzuj – kaizen w biurze
Przestrzeń wokół Ciebie obklejona jest żółtymi przypominajkami – stick it? Bardzo dobrze, że robisz sobie notatki. Pamiętaj tylko, że dla osoby z zewnątrz wygląda to nieprofesjonalnie. Lepiej wyposażyć się w elegancki notes. Ja korzystam z aplikacji Evernote i dzięki temu mam aktualne notatki na wszystkich urządzeniach. Spraw sobie zwykłą rynienkę na dokumenty i opisz każdy jej poziom tak, aby móc od razu segregować dokumenty. Podziel przegródki tak, aby nigdy nie okazało się, że masz w ręku kartkę, która nie pasuje do żadnej z Twoich kategorii dokumentów. Jeśli tak się zdarzy, oznacza to, że albo wybrałeś złe kategorie, albo dokument, który trzymasz w ręku jest zupełnie zbędny.
Patent na segregatory? Opisz dokładnie wszystkie etykiety, wpisz datę ich utworzenia, ułóż je na półce w odpowiedniej kolejności, a następnie narysuj na segregatorach pochyłą kreskę. Ten prosty sposób pozwoli Ci utrzymywać segregatory zawsze w tej samej kolejności. Archiwizuj absolutnie niezbędne dokumenty, pozostałe wrzucaj do niszczarki. Staraj się archiwizować dokumenty w wersji elektronicznej. Zaoszczędzisz dużo miejsca.
3. Sprzątaj
Zawsze zaczynaj porządki od przejrzenia szuflad. Znajdą się tam rzeczy, których nie powinno tam być ani tam, ani gdziekolwiek indziej w obszarze pracy. Tak naprawdę, im mniej szuflad w biurku, tym mniej w nim zbędnych przedmiotów. Stosuj zasadę „szeroko i płytko”. Nie układaj nic w szufladach warstwowo.
Kończąc pracę przywracaj stanowisko do „ustawień fabrycznych”, do momentu rozpoczęcia pracy. Czyste biuro to Twoja wizytówka bardzo często decydująca o Twoim wynagrodzeniu lub awansie. „Jak robisz cokolwiek, tak robisz wszystko.
4. Standaryzuj
Ciekawym rozwiązaniem może być zamieszczenie korkowej tablicy nad Twoim biurkiem. Dzięki temu najważniejsze informacje będą zawsze w zasięgu Twojego wzroku. Większość ludzi myśli wzrokowo. Tablica może być kolorowa i komunikatywna – duże napisy. Do przechowywania jednorodnych przedmiotów używaj pudełek w różnych kolorach.
5. Dyscyplinuj się
Podstawowym czynnikiem decydującym o efektywności jest dyscyplina. Raz w miesiącu rób gruntowne porządki na swoim stanowisku pracy. Założony cel musi zostać zrealizowany. Możesz go odrobinę modyfikować, ODROBINĘ! Cele są od tego by je realizować, czasami nawet po trupach! 🙂
Bonus 1 – strategii szybkiego ognia
1. Usuń wszystko z biurka.
2. Wyczyść biuro i komputer (czyste stanowisko pracy robi zdecydowanie lepsze wrażenie.
3. Wybierz niezbędne do pracy przedmioty, które chcesz pozostawić na biurku. Pozostałe usuń ze swojego miejsca pracy. Zastanów się, czy możesz ograniczyć przyczyny wykorzystania tych przedmiotów. Poukładaj przedmioty w taki sposób, by sięgać po nie automatycznie. Zawsze odkładaj je w to samo miejsce. Możesz wykorzystać obrysy przedmiotów w miejscach ich lokalizacji, aby standaryzować układ narzędzi pracy. Spróbuj ograniczyć liczbę przedmiotów na i w biurku do niezbędnego minimum.
Bonus 2 – zaprojektuj swoje biuro
1. Ważne, aby pracować w widnym pomieszczeniu, używając jak najmniej sztucznego światła, które męczy wzrok. Biuro powinno stać bokiem do okna. Dla praworęcznych okno powinno znajdować się po lewej stronie. Dla leworęcznych odwrotnie. Dzięki temu nie będziemy zasłaniali sobie światła. Sprawa ma się podobnie z biurkową lampką.
2. Sypialnia to nie biuro! Jeżeli tylko masz taką możliwość, to pracuj w innym miejscu, niż to, w którym śpisz. Otaczaj się roślinami. Najwdzięczniejszą rośliną biurową jest paproć.
3. Poczciwa paproć cieszy się sławą rośliny bardzo przyjaznej człowiekowi. Według obiegowej opinii, korzystnie dla nas jonizuje powietrze. Prozdrowotnymi właściwościami roślin zajęli się na poważnie naukowcy. Z ich badań wynika, że paprocie oczyszczają powietrze z toksyn i alergenów, tłumią hałas i sprzyjają koncentracji.
4. Sporo inwestujesz w buty? To zrozumiałe, jednak jeżeli pracujesz w pozycji siedzącej, dlaczego nie zainwestować w wygodne i ergonomiczne krzesło (więcej informacji tym, jak ustawić właściwie siedzenie). Powinniśmy wybrać model z możliwością regulacji i odpowiednim wyprofilowaniem, tak aby zadbać o zdrowie kręgosłupa.
5. Kolor ścian również nie powinien być kwestią przypadku. Unikaj agresywnych kolorów, ponieważ mogą Cię rozpraszać. Proponuję delikatne odcienie błękitu, żółci i zieleni.
6. Dużo telefonujesz? Kup sobie słuchawki, będzie Ci znacznie łatwiej robić notatki w tracie rozmowy.
To, w jakim otoczeniu pracujesz bezpośrednio przekłada się na wyniki, jakie osiągasz. Nie pozwól na to by szczegóły, nad którymi możesz zapanować decydowały o efektach Twojej pracy.
Bonus 3 – Nawyk porządkowania przestrzeni
- Jest miejsce na wszystko i wszystko jest na swoim miejscu.
- Jeżeli masz wątpliwości co do jakiejś rzeczy – usuń ją ze swojego miejsca pracy.
- Ustal dzień, w którym porządkujesz całe biuro i wracasz do optymalnego ułożenia narzędzi pracy.
- Jeżeli uporządkujesz swoją przestrzeń teraz, będziesz swoją pracę wykonywać znacznie szybciej.
Jeżeli jesteś pracodawcą to przeczytaj:
38% czasu pracy tracone jest na czynności nieproduktywne: szukanie, oczekiwanie, poprawianie, etc. Odpowiada to 15,4 godzinom na tydzień na jednego pracownika. Oznacza to, że firma, która zatrudnia 50 pracowników administracyjnych, przy średnim wynagrodzeniu 3000 zł na pracownika co miesiąc płaci za te czynności 57.000 zł*
* źródło: KAIZEN Institute Niemcy
