Obserwując lotniska zauważysz, że każdego dnia lądują i startują z nich setki samolotów. Czy to oznacza, że na lotniskach panuje chaos? Jest wręcz przeciwnie. Wszystko jest dokładnie przemyślane i uporządkowane. Każdy pasażer wie, w którą stronę powinien się w danej chwili udać.
To wielkie logistyczne przedsięwzięcie. Twoja skrzynka pocztowa również powinna być właściwe zarządzana. Z pomocą przyjdzie Ci kilka opisanych tutaj narzędzi i zasad, które możesz skopiować do swojego wykorzystania. A co jest w tym najciekawsze? Twoja poczta wymaga zdecydowanie mniejszego nakładu pracy niż lotnisko!
Ale o co chodzi z tym fenomenem poczty?
Kiedyś pisaliśmy listy, które przez dwa tygodnie wędrowały, a i tak nie mieliśmy pewności, czy faktycznie dotrą do właściciela. Teraz, zamiast korzystać z tradycyjnej poczty, siadamy i wysyłamy wiadomość, która w kilka sekund trafia nawet na drugi koniec świata. Możemy też sprawdzić, czy ktoś tę wiadomość przeczytał. Zachowujemy pisemną formę, która z jednej strony dokumentuje korespondencję (to może się później przydać), z drugiej strony otrzymujemy nieporównywalną szybkość działania. W każdych 30 sekundach internauci przesyłają sobie 105486110 wiadomości! Tutaj prezentacja, która pokazuje, ile treści generują internauci:> https://edubirdie.com/wp-content/uploads/2023/05/Internet-Trends-Report.pdf. Dosyć często dochodzi do takich paradoksów, że wiadomości elektroniczne wysyłane są do siedzących obok współpracowników. Codziennie odbieramy kilkadziesiąt, a rekordziści nawet kilkaset wiadomości. Wiadomości przychodzą szybciej, niż jesteśmy w stanie na nie odpowiadać. Zawsze zadaję sobie pytanie, ile z nich tak naprawdę czytamy? A jeżeli już czytamy, to ile razy ta sama wiadomość jest przez nas przeglądana. Zgodnie ze stosowaną przeze mnie zasadą – jedną wiadomość powinniśmy czytać tylko raz.
Dlaczego?
Idea „zero your inbox” i jednocześnie jej skuteczność w poprawie efektywności pracy polega na tym, że daną wiadomość czytasz tylko raz i (zawsze) od razu decydujesz się, co z nią zrobić. Sprowadza się to do prowadzenia skrzynki pocztowej w taki sposób, aby zawsze była pusta. Skrzynka odbiorcza to nie miejsce na przechowywanie aktualnych zadań. To miejsce, peron przesiadkowy, przez który przepływają informacje do właściwego miejsca przeznaczenia.
Po co?
Wyobraź sobie, że w swojej prywatnej, domowej skrzynce na listy sprawdzasz korespondencję tylko wybiórczo. Otwierasz kopertę, czytasz wiadomość i wkładasz z powrotem do skrzynki na listy. Po jakimś czasie okazuje się, że w tej skrzynce znajdują się przeterminowane rachunki, ważne listy z urzędu, ulotki i wszystko jest wymieszane. Część dokumentów jest już potargana i zniszczona, trudno przeczytać ich treść. Następnie skrzynka staje się przepełniona i Twój listonosz zostawia korespondencję na ziemi. Sporo osób ma wstręt do otwierania swojej skrzynki e-mail. Jeżeli miałbym w niej 28 000 maili i 5600 nieprzeczytanych wiadomości, to również bałbym się tam zaglądać.
Co należy zrobić? 7 zasad!
1. Każdą wiadomość czytaj tylko raz.
2. Po przeczytaniu podejmij decyzję, co chcesz zrobić z wiadomością:
- usuwasz – śmieci.
- odpowiadasz od razu – to krótka odpowiedź, która nie wymaga podejmowania żadnych działań.
- wprowadzasz pozycję do listy zadań – to zadania lub umówione spotkania.
- archiwizujesz – ważne wiadomości, których treść może się przydać.
Taka kolejność została zaproponowana celowo. Większość wiadomości spokojnie możesz usunąć. Nie sugeruję dzielenia maili na podkategorie, ponieważ w archiwum możesz je bardzo łatwo odnaleźć za pomocą wyszukiwarki. Spotkałem się z tym, że wiadomości były segregowane w zależności od nadawcy. Wszystkie maile od „Jana Nowaka” były archiwizowane w jednym folderze. Uważam, że to tylko tworzenie dodatkowych bytów, ponieważ wpisując w wyszukiwarkę Jan Nowak wyświetlamy wszystkie otrzymane od niego wiadomości. Dlatego proponuje 3 pozycje: skrzynka odbiorcza, archiwum, kosz.
3. Po wyłączeniu skrzynki pocztowej pozostawiaj ją zawsze pustą.
4. Nie sprawdzaj poczty „na bieżąco”. To całkowicie dezorganizuje czas
5. Ustal godziny, w których sprawdzasz i odpowiadasz na wiadomości
6. Szanuj czas adresata, wyobraź sobie, że e-mail ma ograniczoną ilość znaków. Tutaj również działa prawo wzajemności, odpowiedzi na Twoje wiadomości również będą krótsze.
7. Nie sprawdzaj wiadomości z samego rana. Zajmij się czymś bardziej pożytecznym. Naprawdę ważne sprawy nigdy nie są przesyłane w korespondencji elektronicznej.
Dodatkowo możesz skorzystać z bardzo ciekawego urozmaicenia, które nada kolorytu Twojej codziennej pracy z Twoją pocztą. The e-mail game: http://emailga.me Użytkownikom Gmaila (jeżeli jeszcze nie korzystasz z tego najlepszego moim zdaniem, darmowego operatora e-maili, to możesz się łatwo do niego przenieść korzystając dalej ze swoje aktualnego adresu: https://support.google.com/mail/answer/56283?hl=pl). Dzięki tej prostej aplikacji opartej o mechanizm znanych z gier, bardzo szybko uporasz się ze wszystkimi wiadomościami, które od dłuższego czasu zalegały na Twojej skrzynce. Dosłownie w 40 sekund wyczyściłem swoją skrzynkę do „zera”. Twórcy tej aplikacji stworzyli znakomite narzędzie, które moim zdaniem zmobilizuje do zrobienia porządku na swojej skrzynce nawet największego e-mailowego sceptyka.
Wykorzystaj kilka skrzynek
Efektywne wykorzystanie poczty e-mail wymaga posiadania kilku skrzynek pocztowych. Proponuję posiadanie dokładnie 3 do różnych zastosowań: 1. Służbową, dlatego żeby oddzielić życie zawodowe od prywatnego. To ta, której nie sprawdzasz na wakacjach. 2. prywatną, koniecznie ze swoim imieniem i nazwiskiem, żadne inne nazwy w stylu koteczek123@buziaczekxx.fm nie wchodzi w grę :). Proponuję założyć ją na Gmailu. Podstawową przewagą tej skrzynki jest jej intuicyjna obsługa i do bólu przejrzysty panel sterowania. 3. Informacyjną. To ładna nazwa dla skrzynki na spam. Bardzo często chcesz pobrać e-booka, otrzymać gadget, zgarnąć kupon rabatowy, ale musisz zapłacić swoim mailem (notabene wartość Twojego aktualnego maila na rynku sięga kilku złotych). Nic nie dzieje się za darmo. Czasami bardzo trudno wypisać się z subskrypcji i właśnie w tym miejscu pojawia się zasadność dla skrzynki informacyjnej. Warto, żeby założyć ją na innym serwerze pocztowym, dzięki temu nie musisz się za każdym razem wylogowywać z Gmaila, po prostu wpisujesz np. http://pl.mail.yahoo.com i przeglądasz otrzymane newslettery. Tutaj możesz otrzymywać wiadomości sprzedażowe aż do bólu, nie będą zaśmiecały Twojej prywatnej poczty, a może akurat trafisz na interesująca ofertę? Ta skrzynka pełni też rolę pewnego rodzaju fire-walla, który chroni Twoją prywatną skrzynkę od przepełnienia wiadomości o niskiej wartości. A co jeżeli już na prywatną skrzynkę otrzymujesz 300 wiadomości sprzedażowych dziennie. Warto wykorzystać aplikację: www.unroll.me. To prosty sposób na wypisanie się z większości list subskrypcyjnych. Aplikacja wykryje wszystkie subskrypcje, do których podpięte jest Twoje konto i pozwoli na wypisanie się z nich jednym kliknięciem.
Co może stanąć na drodze?
Własne obiekcje! To ten głos, który odpowiada za wszystkie Twoje niepowodzenia i błędne decyzje.
- Nie chce mi się!
- Nie teraz – czekam na lepsze czasy, czekam na to, że będę miał więcej czasu.
- Przyzwyczajenie do wiecznie pełnej skrzynki
- Zamiłowanie do przeszukiwania swojej skrzynki codziennie przez kilkanaście minut w poszukiwaniu TEJ wiadomości.
Dzięki temu, że wykorzystałem te zasady odnoszę wrażenie, że dostaję dużo mniej wiadomości, a już na pewno otrzymuję tylko te, które chcę otrzymać. Mam „więcej przestrzeni” i ZAWSZE wiem, gdzie szukać danej informacji. Szczególnie cenię sobie napis „nie zaznaczono wiadomości”, który towarzyszy wszystkim wizytkom w moim programie pocztowym. Jeżeli masz problem z poskromieniem swojej skrzynki (skrzynek!) pocztowej to te zasady powinny stać się również Twoimi. Pamiętaj, kluczem do sprawdzenia, czy właściwe zarządzasz swoją skrzynką jest to, czy jest ona pusta. Jeżeli nie jest, to możesz to szybko poprawić. To teraz tak szczerze, ile wiadomości znajduje się w Twojej skrzynce odbiorczej?
